Sauvegardes informatiques, comment optimiser leur configuration ?

Les sauvegardes informatiques des données professionnelles constituent une obligation légale pour les professionnels de santé et les entreprises. Nombreux sont ceux qui ont recours à une sauvegarde sur un serveur interne.

Malheureusement ce type de solution s’avère inefficace en cas de sinistre et une mauvaise configuration d’une sauvegarde informatique peut aboutir à une perte, voire une détérioration des fichiers. La solution NeoBe Santé répond à cette problématique et vous fait gagner du temps grâce à plusieurs avantages :

• Une sauvegarde manuelle ou automatique à fréquence modulable, selon vos fichiers ;
• Des données stockées sur des serveurs en ligne ultra-sécurisés ;
• Des data centers intégralement situés en France et agrées HDS.

Voici le guide pour mettre au point le paramétrage des sauvegardes informatiques de ses données d’entreprise.

Quelles données doit-on sauvegarder et pourquoi ?

Toute entreprise doit conserver ses données en lieu sûr et pouvoir les fournir à qui de droit rapidement, afin de demeurer opérationnelle et réactive. Voici ce que dit la loi sur les types de fichiers à sauvegarder.

Les données professionnelles à conserver

Dans le cadre légal, toute entreprise a pour obligation de sauvegarder et sécuriser les données qu’elle collecte. Les délais varient entre 3 et 30 ans. Par exemple, les documents RH (bulletins de paie, contrat de travail) doivent être conservés entre 3 et 5 ans. Les documents sociaux (comptes d’exploitation, rapports de commissaires aux comptes) sont à conserver au moins 30 ans.

Avec l’arrivée du RGPD en mai 2018, il est devenu indispensable de définir des règles de conservation de données utilisées par son entreprise pour être en conformité avec la loi. Il est donc important de créer un plan de sauvegarde des données dans son entreprise et de veiller à son application.

De nombreuses organisations se trouvent encore aujourd’hui démunies face à ce travail d’envergure et conservent leurs données en local. Cela les expose à des risques – virus, incendie ou vol de matériel – qui compromettent la confidentialité de certains documents. Opter pour une sauvegarde en ligne automatisée permet de rester serein quant à ce pan non négligeable de son activité.

Des sauvegardes adaptées à chaque type de fichier

Tous les fichiers n’ont pas le même degré de confidentialité. Il est donc nécessaire de les hiérarchiser afin d’optimiser les paramètres de ses sauvegardes. Il est possible de sauvegarder de nombreux types de fichiers sur un serveur en ligne NeoBe santé sécurisé :

• Archives de messagerie ;
• Documents et supports opérationnels ;
• Fichiers de ressources humaines, etc.

Un document sensible tel que la base comptabilité peut être sauvegardé via une solution en ligne sur un serveur NAS défini au préalable par l’entreprise.

Bien définir les fréquences des sauvegardes informatiques

Tous les fichiers ne sont pas modifiés à la même fréquence et n’ont pas besoin d’être sauvegardés continuellement. NeoBe+ permet d’établir un planning de sauvegarde pour chaque répertoire.

Les différent types de planification des sauvegardes

La sauvegarde de fichiers requiert une bande passante atteignant de hauts niveaux de performance de la part de la connexion internet de l’entreprise. Pour ne pas perturber le travail des collaborateurs, il est nécessaire de définir les fichiers qui sont modifiés de façon récurrente et ceux qui le sont ponctuellement.

Il est possible de programmer des plannings de sauvegarde en fonction de chaque répertoire. De nombreuses méthodes de sauvegarde sont donc disponibles :

• Quotidienne ;
• Hebdomadaire ;
• Mensuelle ;
• En continu ;
• Manuelle.

Adapter ses sauvegardes de données au parc informatique de l’entreprise ou du cabinet

Tous les collaborateurs n’ont pas les mêmes postes de travail. Les ordinateurs fixes permettent une sauvegarde quotidienne adaptée à leur rythme de fonctionnement.

Les ordinateurs portables sont tributaires d’une connexion Wi-Fi variable. Pour ce type de matériel, une configuration de sauvegarde en continu est préférable.

Le versioning, un outil précieux dans la gestion des fichiers sauvegardés

Nul n’est à l’abri d’une modification erronée d’un fichier ! Pour prévenir ce risque, il est conseillé de paramétrer la sauvegarde de plusieurs versions antérieures d’un document.
Le pack NeoBe+ permet d’en enregistrer jusqu’à 99 grâce à son outil de « versioning ». Il est recommandé d’en configurer au moins trois pour un fichier classique.

Ces réglages se font au moment de l’ajout d’une nouvelle sauvegarde. Les collaborateurs ont donc accès aux versions précédemment modifiées d’un même document de travail.

Contrôler la sécurité de ses fichiers

Faire appel à une solution de sauvegarde en ligne, c’est aussi connaître l’emplacement réel de ses données et pouvoir les récupérer à n’importe quel moment.

Définir un protocole de restauration de fichiers

En cas de sinistre ou de contrôle, il est nécessaire d’avoir rapidement accès à l’ensemble de ses données informatiques. Avec ce type de solution en ligne, l’accès sécurisé aux fichiers est garanti depuis n’importe quel poste grâce à un compte utilisateur.

Pour les fichiers volumineux, NeoBe+ propose aux entreprises l’envoi des données de façon sécurisée sur un disque dur.

Un chiffrement efficace des données informatiques de son entreprise

La principale considération des entreprises est la sécurité de leurs données. La solution NeoBe+ de sauvegardes informatiques héberge toutes les données de ses clients dans des data centers sécurisés situés en France. L’ensemble des données informatiques est chiffré en AES256, un système de cryptage utilisé par la plupart des organismes bancaires.

Pour conclure…

Pour bien configurer le paramétrage de la sauvegarde informatique de son entreprise, il est donc nécessaire de :

1. Définir le périmètre de dossiers à conserver ;
2. Élaborer un planning de sauvegarde ;
3. S’assurer de la sécurité et de la restauration de ses données.