L’archivage et la conservation des données de santé : quelles sont les obligations des praticiens ?

Aujourd’hui, chaque acteur de la santé doit conserver et archiver les dossiers et données de ses patients dans la plus grande sécurité. La transition digitale a permis de faire passer les classeurs physiques en éléments dématérialisés. La problématique réside dans le fait de jongler entre entres archives physiques et digitales. Les acteurs peuvent aujourd’hui compter sur la gestion digitale et autonome de leurs archives avec Neobe Santé.

Qu’elles soient physiques ou numériques, les archives prennent de la place et sont souvent jugées inutiles. Nombre d’entre elles ne servent pratiquement jamais ! Pourtant, avant de se laisser tenter par un grand nettoyage de printemps, les professionnels de santé devraient réfléchir à deux fois. Car pour eux, l’archivage et la conservation de données de santé est non seulement une nécessité professionnelle, mais aussi une obligation légale. Heureusement, il existe des solutions simples et pratiques pour ne pas se laisser déborder.

L’archivage, une nécessité professionnelle

Toute entreprise a besoin de s’assurer un certain suivi des dossiers en se référant à ce qui a déjà été accompli. De plus, l’administration d’une société génère un grand nombre de documents, qu’il faut souvent conserver pendant un certain temps. L’archivage n’est donc pas une problématique propre aux professionnels de santé. Néanmoins, il prend pour eux une dimension particulière. L’archivage et la conservation de données de santé rigoureux du dossier des patients garantit en effet une meilleure continuité des soins. Car en matière de santé, il est souvent très éclairant de pouvoir croiser des données et se plonger dans l’historique d’une pathologie pour en surveiller l’évolution. Par ailleurs, il est évident que le passé médical d’un patient conditionne la prise en charge d’une nouvelle affection.

L’archivage, une obligation légale et une sécurité juridique

Outre cet aspect professionnel, crucial, la conservation et la protection des données de santé sont une obligation légale. Au titre de l’article L. 1142-28 du Code de la Santé publique, la durée de conservation des dossiers médicaux est établie à dix ans. Le point de départ de ce délai est fixé à la consolidation de la maladie ou de la blessure. Cela concerne donc des documents qui peuvent être plus anciens.

Pendant ces dix années, le patient conserve un droit d’accès à ces données. Le professionnel doit donc les tenir à sa disposition. Si ce patient est décédé, ses ayants droit se voient reconnaître les mêmes droits.

Au-delà de l’obligation légale, la conservation des archives constitue pour le professionnel une sécurité juridique. Ces documents peuvent en effet constituer autant de pièces juridiques en cas de réclamation ou même de contentieux. Si la responsabilité légale du praticien se trouve engagée, ils peuvent lui permettre de justifier ses actes et ses choix médicaux.

Les contraintes de l’archivage

L’archivage et la conservation de données de santé impose deux sortes de contraintes. La première est une contrainte de temps. Car si la durée théorique est de dix ans, la situation s’avère en réalité plus complexe. Le fait que le point de départ de ce délai corresponde à la consolidation du dommage implique en effet que les actions en responsabilités peuvent engager des actes antérieurs. De plus, ce délai est uniquement applicable aux actes ou aux préjudices causés après la publication de la loi, soit le 5 mars 2002. En réalité, la responsabilité civile d’un médecin libéral peut être mise en cause jusqu’à trente ans après les faits. C’était en effet la durée de la prescription en matière civile avant la loi de 2002. Pour plus de sécurité, il est recommandé de conserver les dossiers médicaux pendant vingt ans au moins. C’est la politique appliquée par les établissements de santé.

La seconde contrainte est l’organisation matérielle de l’archivage. Elle doit garantir l’intégrité, la confidentialité et la sécurité des dossiers médicaux, en conformité avec les règles du RGPD. Le professionnel doit tout mettre en œuvre pour éviter qu’ils soient détruits, endommagés, modifiés ou accessibles aux personnes non autorisées. Il y engage sa responsabilité, car sa négligence est passible de peines d’amende, voire d’emprisonnement.

Dès lors, cette tâche se révèle complexe. Bien souvent en effet, le professionnel manque de temps et de place. En outre, il n’a pas toujours la compétence technique pour mettre en œuvre une solution satisfaisante. Il est donc préférable de faire appel à des prestataires spécialisés.

La solution NeoBe Santé

Pour une sécurité maximale, la sauvegarde en ligne s’impose. Elle met en effet vos archives à l’abri d’un sinistre ou d’un vol. Elle ne peut toutefois être confiée à n’importe quel hébergeur. Pour vous guider, la Haute autorité de santé propose une certification dite HDS pour « hébergeur de données de santé ». Sachez que « les critères contenus dans les référentiels définis par la HAS portent essentiellement sur l’information du patient, l’information du médicament, l’affichage des produits de santé, la prescription, la dispensation, les interfaces de prescription, la sécurité des données et la confidentialité, le retour du médecin ou du pharmacien sur sa pratique, les services d’accompagnement de l’éditeur et sur l’ergonomie ».

NeoBe Santé de Dropcloud bénéficie de la certification ISO 27001 HDS. C’est une solution de sauvegarde en ligne ergonomique et sécurisée. Avec NeoBe, vos données sont stockées sur des serveurs distants situés en France. Toutes les données issues de vos logiciels médicaux sont prises en charge. Le transfert de données s’effectue de façon cryptée. Pour plus de sécurité, vous pouvez paramétrer la sauvegarde automatique selon vos besoins. Enfin, nous vous garantissons une restauration des données 24 h sur 24, et un accompagnement téléphonique gratuit. Avec NeoBe Santé, remplir vos obligations d’archivage n’est plus un problème.